Ferramentas colaborativas: a chave para a produtividade empresarial

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O sucesso de uma empresa depende de vários pilares e um deles é o trabalho em equipe. Afinal, melhor do que um bom funcionário, é um time de alta performance pensando e trabalhando junto. Mas, como garantir isso em negócios e ambientes digitais? A resposta está nas ferramentas colaborativas!

Essas plataformas podem revolucionar a forma com que as equipes trabalham juntas, garantindo mais produtividade, visibilidade e eficiência operacional.

Pensando nisso, fizemos uma seleção com as melhores ferramentas de colaboração da atualidade. Continue a leitura e veja como sua rotina pode ser mais ágil e dinâmica com a ajuda da tecnologia!

O que são ferramentas colaborativas?

Ferramentas colaborativas são plataformas criadas para permitir o trabalho em equipe eficiente. Assim, facilitam a comunicação, a gestão de projetos e a troca de habilidades e conhecimentos dentro da empresa.

Em síntese, esses softwares dão suporte à força de trabalho híbrida, agilizando fluxos de trabalho e assegurando a produtividade — mesmo com equipes trabalhando à distância.

Por que investir em ferramentas de colaboração?

Quantos e-mails você troca por dia com colegas de trabalho? E quanto tempo você leva para tirar uma dúvida ou atualizar seu time sobre métricas, resultados e relatórios? Se as respostas acenderam um sinal de alerta sobre agilidade e produtividade, é hora de pensar em boas ferramentas colaborativas.

Embora juntar diferentes cabeças em um ambiente digital possa parecer desafiador, é mais simples do que muitos pensam. Afinal, a plataforma ideal pode reunir todos de uma forma fluida, rápida e com menos gargalos de comunicação.

Mas não é só isso. Veja mais alguns benefícios de aderir as ações para a gestão e como modernizar a rotina do seu time:

  • Comunicação em tempo real: chega de esperar a resposta de um e-mail para resolver algo simples;
  • Compartilhamento de documentos: compartilhe e trabalhe simultaneamente em documentos na nuvem;
  • Gestão de tarefas e projetos: acompanhe o andamento das tarefas e garanta entregas dentro do prazo;
  • Reuniões online: faça videoconferências com a equipe e clientes, eliminando barreiras físicas.

Como escolher a melhor ferramenta colaborativa?

Gostou dos benefícios apresentados? Sem dúvidas, investir em ferramentas colaborativas é uma estratégia muito vantajosa, que está revolucionando os resultados de empresas de todo o mundo.

Porém, é preciso muita atenção na hora de fazer qualquer investimento. Veja alguns aspectos que precisam ser avaliados antes de assinar contrato:

1. Considere o tamanho da sua equipe

O tamanho da sua equipe é determinante para a escolha, pois o software escolhido deve suprir as demandas atuais e se adaptar ao aumento do time. De nada adianta um grupo interno que não dá para colocar todos os membros, não é mesmo?

2. Verifique as possibilidades de integrações

Pensando em um cenário de comunicação unificada, é fundamental que suas ferramentas colaborativas sejam facilmente integráveis. Ou seja, que consigam se comunicar com outros aplicativos que você já usa e com sistemas de gestão de projetos.

3. Não ignore a Segurança da Informação

Os dados são um dos ativos mais valiosos da era digital. Portanto, ao escolher uma ferramenta de colaboração, verifique se ela atende aos padrões de segurança necessários para evitar o vazamento de informações sigilosas.

4. Escolha ferramentas colaborativas fáceis de usar

Você não quer que seus colaboradores percam tempo tentando aprender a usar uma ferramenta, certo? Embora um treinamento inicial possa ser necessário, a solução escolhida deve ser intuitiva e simples.

As melhores ferramentas colaborativas para sua empresa

Em primeiro lugar, saiba que a ferramenta ideal depende das demandas das suas equipes. Assim, é fundamental avaliar como é a rotina dos colaboradores, suas principais necessidades e como uma tecnologia pode ajudar.

Ainda assim, a lista que preparamos para você tem plataformas que fazem a diferença em qualquer cenário. Isso porque, a digitalização de processos é uma estratégia inteligente que otimiza o tempo e o esforço físico dos profissionais. Então, anote as dicas!

Para otimizar a comunicação entre equipes

Sem comunicação não há colaboração. A boa notícia é que existem excelentes opções de ferramentas colaborativas voltadas para a comunicação interna e externa.

A nossa dica é o Microsoft Teams. Segundo a empresa, o aplicativo tem 280 milhões de usuários mensais em todo o mundo, sendo o líder da categoria.

Mas, por que as empresas escolhem o Teams? O software está em constante evolução e tem se tornado cada vez mais flexível. Além disso, integra de forma exemplar bate-papo, chamadas, compartilhamento de arquivos, videoconferências e aplicativos de terceiros.

Ou seja, ele leva a sério o conceito de “tudo em um só lugar”, garantindo uma experiência unificada e eficiente aos usuários. Outras opções interessantes são o WhatsApp, Skype e até um PABX em nuvem.

Para armazenar seus dados na nuvem

O armazenamento em nuvem é um dos grandes avanços da transformação digital, proporcionando mais mobilidade e agilidade para as empresas. Para tornar o processo mais simples, você pode contar com boas ferramentas colaborativas.

As mais usadas atualmente são o SharePoint e o Google Drive. Os concorrentes têm seus pontos positivos, com destaque para o fato de que o SharePoint está totalmente integrado ao Microsoft Teams e ao One Drive, proporcionando uma experiência realmente fluida e unificada.

Para eventos online

A realização de eventos online, como Webinars e Seminários, é uma grande tendência de mercado. Aliás, empresas de todos os segmentos aproveitam esses momentos para trocar experiências e reforçar a marca e seus produtos e serviços.

Para garantir o sucesso do evento, você precisa de uma plataforma estável e confiável. Nesse sentido, temos algumas sugestões valiosas:

  • Zoom: videoconferências com diversos recursos, como compartilhamento de tela e chat ao vivo;
  • YouTube: as transmissões ao vivo do YouTube também podem funcionar, especialmente quando o objetivo é ampliar o alcance do evento;
  • Microsoft Teams: para reuniões do dia a dia, é uma excelente opção. É possível enviar invites, compartilhar tela, enviar perguntas e gravar as reuniões de forma simplificada.

Para criar e trabalhar em equipe

E se o objetivo é garantir que seus colaboradores trabalhem simultaneamente em um mesmo documento, você vai precisar de uma ferramenta que seja rápida, estável e confiável.

O Office 365 tem total integração com a nuvem, garantindo que seus documentos sejam atualizados em tempo real. Além disso, é possível compartilhar links e pastas para usuários selecionados e permitir que façam comentários e ajustes.

Aproveite os benefícios de um ambiente de trabalho com liberdade geográfica!

As ferramentas colaborativas estão em ascensão. Como vimos, da comunicação à gestão de projetos e eventos online, é possível eliminar barreiras geográficas e conquistar uma rotina mais flexível e produtiva.

Todos os anos, vimos surgir novas plataformas e as existentes aprimorarem seus recursos e funcionalidades. Chegou a hora de crescer com a ajuda de bons recursos e uma gestão colaborativa.

A Tripla pode lhe ajudar nessa jornada! Temos um time de especialistas prontos para indicá-lo a solução perfeita para as suas necessidades e atuar na implementação, licenciamento e gestão.

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